第三，电子邮件应当注意编码。编码的问题是，是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。
  因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。
  第四，电子邮件应当慎选功能。现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。
  这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。
  电话中特殊情况应急妙计
  秘书朋友在工作中是不是会有可能接到一些出乎意料的电话，如一位怒气冲冲的同事或者不知所云的人打来的电话，为了公司的形象，也为了体现自己良好的素养，这些情况要求我们采取最佳的处理方案，合理合情解决问题。下面所提及的便是应付这类电话的技巧。
  1、当你难以及时回答对方时
  无论你接电话前精力如何集中，总有些时候，当你拿起电话时，即发现总有这样或那样的原因让你需要更长一点的时间向对方作出有效的答复。在这种情况下，你可以使用下列权宜之词，以帮助自己赢得时间，你可以说：
  “对不起，另一部电话响了，请您稍等，我马上就回来。”
  “对不起，有人正等着和我通话，等一会儿我再给你打过去好吗？”
  “对不起，碰巧这时有人来找我，我一会给您打过去好吗？”
  “您能给我点儿时间去查查资料吗？”
  “我认为这件事很重要，让我仔细考虑一下再答复你。”
  “对于这件事我有许多想法，我能过一会儿再打电话跟您讨论吗？”
  “很抱歉现在我很忙，我知道这件事对您非常重要。明天下午四点您有空吗？那时我再跟您详谈好吗？”
  “这个消息我并不知道，我能落实一下，明天再给您打电话吗？”
  “很荣幸能为您服务，我能在星期五约个时间，再打电话给您谈这件事吗？”
  ……
  但必须注意：你不能总是重复使用这些说法，因为大多数人明白这些托辞的用意。当然，当你让他人等到最后时，你应首先表示感谢。但有些时候，你不一定非要如此，而可以换一种方式。如，你可以说：“真不巧，我不得不办完这些事。”你甚至还可以更加坦率——“我知道这是一件非常重要的事，但我的确不能立即做出答复。”在有些情况下，如果你的答复过于迅速，不会让对方误认为你并没有经过慎重考虑。你宁可多花十五分钟、一天或者更长的时间去严肃、仔细的思考，然后在打电话向对方作出答复。
  2、当你接到一些令人困惑的电话时
  有时，我们可能遇到这样的情况：你接到一个电话却不明白对方在说些什么？或者使用一些你并不理解的词语和表达方式，或者要求你回答问题，承担自己并不知道的责任。尽管对于对方所说的你一无所知，但你却并不甘于承认自己的无知，不甘于因此而占下风。
  面对这些情况，你也有很多办法。其一就是言辞模棱两可。比如，你可以说：
  “您能再解释得更清楚一点吗？我不太明白您用这个词表达的意思。”
  “您所指出的那个细节我并不完全清楚，我可以再查一查后回复您。”
  “我再深入考虑一下再给您打电话。”等等。
  另一个方法是让对方认为你已经明白其所说的事情，然后放下电话后立即打电话向能够解释的人询问，当然你不能向对方透露自己的姓名。
  3、当对方怒气冲天时
  如果你拖延了交货的最后期限，当他给你打电话时，你一定可以想像他是多么生气。对于这种情况，你如何既能平息客户的怒气而又能保持自己心平气和地与顾客交谈呢？
  例如，一个顾客正通过电话向一家大型制造公司的儿童体育用品部领导大发雷霆：“你们是怎么搞的？你们保证过按时把这批尼龙儿童棒球衫以每件120的价格卖给我们。在这个星期的销售广告中我们已经做了大力宣传，可是你们公司的那个蠢货却通知我们这批货不符合要求，这下可好，你让我怎么办？”那个领导面红耳赤地坐在那儿听着，后来他说：“这个客户没完没了地抱怨，说得我直冒冷汗，于是我也变得十分气愤，但我并不能显露出来。我只好心平静地对他说：‘您能稍等片刻吗？让我想想这事怎么办好’，于是我把话筒从耳边拿开，深深地吸了一口气，然后对自己说，‘好了，现在应该怎么办？’”
  运动衫不符合要求是生产问题。所以站在客户的立场上，这家制造公司是完全没有道理的。因为这位领导应付顾客的惟一办法就是以最佳方式向他道歉并平息他的怒气。
  后来，这位领导又重新拿起电话，先为让他久等而道歉，然后告诉那位客户，公司愿意以一批价格高一些的儿童春秀夹克代替那批棒球衫，而且按他们宣传的价格每件只收120元。并且他还向那位顾客保证立即退货。
  我们可以设想，如果这位领导不能在这么短暂的时间内机智地采取行动，其结果会如何？
  当这位领导重新拿起电话的时候，他已经能平静地说出斟酌再三的语句——“我能理解您的心情，您也有理由发火，我会立即调查这件事，然后优先考虑按时给您提供一批类似的产品，仍按原价给您。但现在我无法确定那批替代品的样式，我会落实一下，然后明天给您回电话。我们会努力解决这件事，直到您满意为止，而且尽量避免以后出现类似事件。”
  在领导说这番话的时候，那个怒气冲冲的客户已经冷静下来，而且同意等到第二天看那些代替样品。这位领导只不过使用了一个小手段，却成功地平息了客户的怒气。
  4、当你用电话告诉他人一些不好的消息时
  当你必须传递一些令人不快的消息时，大多数的领导认为电话并不是合适的工具，因为通过电话并不足以说明坏消息的严重性。然而，有时它却是惟一的工具。因此领导们不得不慎重选择他们的用词。有一位妇女儿童用品商店的销售领导讲述了自己对这一事情的体会：
  当我打这类电话时，总是竭力缓和紧张气氛，我可以说：“瞧，xx，打电话来并不想让你烦恼，但我想你最好知道我们的生意有一些问题不尽如人意。我已经写了一封信概述了这些问题，几天后你就会收到。”
  在电话里，我并没有说明事情的严重性，但是这个电话的确能使对方为即将接到的信做好思想准备。许多人认为坏消息知道得越晚越好，所以大多数人接到这类电话时，并不对细节问题寻根问底。
  如果他们说：发生了什么事？给我点儿暗示吧。我的确会给他们一点儿暗示。但通常他们催我时，你只是简单地说：“不，我想你最好先看信。然后你就会知道发生了什么，在这以后我们再讨论商议解决的办法。”通常情况下，这种方法的确帮我解决了许多问题。
  5、当对方喋喋不休时
  如果每次你都能高效率地结束你的电话，相信你的生意会越做越好。通常，根据打电话的礼节，主动打电话的一方也应主动结束通话。大部分情况下应该尊重这项礼节，但是有时候，主动打电话的人并不懂得这项礼节，因此有时为了打破僵局，许多领导在通话时突然挂断电话，想使对方认为电话断了线，这种方法并不高明，除非对方意识到这是玩笑，否则他不会原谅你。
  我劝你不要使用这种方法，因为这种做法让他人一猜便知。相反地，如果你能得体地向对方说再见，会让对方十分满意。或者直截了当地向对方讲明你还有很多事情要做，没有很多时间听他在电话里讲。这时，你只需简单地说：“谢谢你打电话来。”
  6、线路中断
  通话时线路突然中断是最令人恼火的事情。此时，主动打电话的一方应负责重拨，接话方则应静待一两分钟后方可离开。重拨以越早越好，接通后应先表示歉意，尽管这并非自己的过错。可以说：“对不起，刚才线路出了毛病。我想刚才正谈到季度总结的事吧？”
  即使通话即将结束时出现线路中断，也要重拨，继续把话讲完。否则，就像交谈中途弃人而去，是很失礼的事。况且，即使你的话讲完了，对方可能还有更多的要讲。要是在一定时间内打电话的一方仍未重拨，接电话一方也可拨过去，并且可以这么说：“不知在中断时你是否还有没有讲完的事？”
  线路中断常发生于“持机稍候”或等待转接电话的时候，虽然令人恼火，但再接通时也可显露任何不满。因为也许对方是不了解电话系统而出的差错，并非出于故意。但作为请人稍候或接转电话的一方而言，应主动表示歉意并迅速接通对方所需要的电话。